Information über den Umgang mit Interessenkonflikten im Verwahrstellengeschäft

M.M.Warburg & CO ist als Verwahrstelle im Sinne des Kapitalanlagegesetzbuches (KAGB) tätig. Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird in diesem Dokument für die Verwahrstelle inklusive der für sie handelnden Personen der Begriff „M.M.Warburg & CO" synonym verwendet. Die Verwahrstelle hat zur Aufgabe, die laufende Tätigkeit der Kapitalverwaltungsgesellschaft (KVG) in Bezug auf die von ihr verwahrten Investmentvermögen in den aufsichtsrechtlich entscheidenden Details zeitnah zu begleiten, auf Vereinbarkeit mit dem deutschen und europäischen Kapitalanlagerecht sowie mit den vertraglichen Grundlagen des jeweiligen Investmentvermögens zu prüfen und den Bestand der Vermögensgegenstände vor Verlust zu sichern.¹

Dazu gehören:

• bestimmte Aufgaben der technischen Abwicklung
• die Wahrnehmung von Verwahraufgaben für das Investmentvermögens
• die Ausübung bestimmter Kontrollfunktionen

Die Verwahrstelle hat durch Vorschriften zu Organisation und Verfahren sicherzustellen, dass bei der Wahrnehmung ihrer Aufgaben Interessenkonflikte zwischen der Verwahrstelle und der OGAW-/AIF-Kapitalverwaltungsgesellschaft vermieden werden.

Gemäß §§ 70 und 85 KAGB handelt die Verwahrstelle bei der Wahrnehmung ihrer Aufgaben ehrlich, redlich, professionell, unabhängig und ausschließlich im Interesse des inländischen OGAW/AIF und seiner Anleger.

Die Verwahrstelle darf keine Aufgaben in Bezug auf den inländischen OGAW/AIF oder die für Rechnung des inländischen OGAW/AIF tätige Kapitalverwaltungsgesellschaft wahrnehmen, die Interessenkonflikte zwischen dem inländischen OGAW/AIF, dessen Anlegern, der Verwaltungsgesellschaft und ihr selbst schaffen könnte.

Dies gilt nicht, wenn eine funktionale und hierarchische Trennung der Ausführung ihrer Aufgaben als Verwahrstelle von ihren potenziell dazu in Konflikt stehenden Aufgaben vorgenommen wurde und die potenziellen Interessenkonflikte ordnungsgemäß ermittelt, gesteuert, beobachtet und den Anlegern des inländischen OGAW/AIF gegenüber offengelegt werden.

Die Einhaltung dieser Vorschriften ist von einer bis auf Ebene des Vorstands unabhängigen Stelle zu überwachen.

Zur Vermeidung von Interessenkonflikten zwischen der Verwahrstelle, der Kapitalverwaltungsgesellschaft oder dem inländischen OGAW/AIF oder seinen Anlegern, darf eine Kapitalverwaltungsgesellschaft nicht die Aufgaben einer Verwahrstelle und eine Verwahrstelle nicht die Aufgaben einer Kapitalverwaltungsgesellschaft wahrnehmen.

Die hier aufgeführten Grundsätze regeln den Umgang seitens M.M.Warburg & CO mit Interessenkonflikten im Rahmen der Ausübung der Verwahrstellentätigkeit gemäß KAGB.

Um Interessenkonflikte zu vermeiden, hat M.M.Warburg & CO im Bereich Compliance eine unabhängige Stelle (Evidenzstelle) eingerichtet, die die Einhaltung der Vorschriften und Verfahren zur Sicherstellung, dass bei der Wahrnehmung ihrer Aufgaben Interessenkonflikte zwischen der Verwahrstelle und der OGAW-/AIF-Verwaltungsgesellschaft vermieden werden, überwacht. Sofern in dem Zusammenhang mit Interessenkonflikten Verstöße oder Lücken erkannt werden, wirkt der Bereich Compliance auf entsprechende Anpassungen hin.

Darüber hinaus sind grundsätzlich alle Mitarbeitenden von M.M.Warburg & CO aufgefordert, compliance-relevante Verstöße – auch auf Verdacht – unmittelbar an den Beauftragten für MaRisk-Compliance, zu melden.

Der Bereich Compliance ist von den Handels-, Abwicklungs- und sonstigen Geschäftsabteilungen eine bis auf Ebene des Vorstands unabhängige Stelle und kann seine Aufgaben somit neutral und weisungsfrei ausüben.

Personen, die bei Entscheidungen oder Kontrollprozessen beteiligt sind, in dem sie durch direkte oder indirekte persönliche und anderweitige Interessen geleitet werden, können nicht unparteiisch und unabhängig entscheiden und handeln.

Interessenkonflikte in der Verwahrstelle können auftreten in Zusammenhang mit ihrer Verwahr-, Zustimmungs-, Kontroll- und Überwachungsfunktion zwischen:

1. der Verwahrstelle sowie ihren Führungskräften, Mitarbeitenden oder jeder anderen Person, die über ein Kontrollverhältnis direkt oder indirekt mit der Verwahrstelle verbunden ist, sowie dem von ihr verwahrten Investmentvermögen oder den Anlegern dieses Investmentvermögens,
2. dem Investmentvermögen oder den Anlegern dieses Investmentvermögens und eines anderen Investmentvermögens oder den Anlegern jenes Investmentvermögens,
3. dem Investmentvermögen oder den Anlegern dieses Investmentvermögens und einem anderen Kunden der Verwahrstelle,
4. den Beauftragten, Unterbeauftragten, Gegenparteien, KVGen oder externen Bewertenden und dem Investmentvermögen sowie der Verwahrstelle und den Anlegern des Investmentvermögens.

5.1    Im Verhältnis zwischen Anlegern/Kapitalverwaltungsgesellschaft/Verwahrstelle

1. Interessenkonflikt Übernahme Portfoliomanagementtätigkeiten
   Ein potentieller Interessenkonflikt könnte bestehen, wenn an die Verwahrstelle auch Portfoliomanagementtätigkeiten ausgelagert sind.
   Die Interessen aller Anleger sowie deren Vermögensgegenstände müssen gleichbehandelt werden.
   Dies geschieht bei M.M.Warburg & CO durch eine konsequente Trennung von Aufgaben und Verantwortungsbereiche der für die Verwahrstellentätigkeit zuständigen Abteilungen von sämtlichen Marktbereichen (s.g. Chinese Walls).
   
   
2. Interessenkonflikt bei der Verwahrung und Verwaltung
   Durch die Wahrnehmung von Verwahrstellenaufgaben und von Wertpapierabwicklungsaufgaben in einer Organisationseinheit der Verwahrstelle könnten Interessenkonflikte zu Lasten der KVG bzw. der Anleger entstehen.
   Bei M.M.Warburg & CO bestehen vielfältige Prozesse zur Einhaltung der Kontrollfunktion. Die Einhaltung der Kontrollpflichten wird durch eine unabhängige Stelle, dem sogenannten „Single Officer“², überwacht.
   Im Rahmen der Verwahrtätigkeit könnten seitens der Verwahrstelle Vermögensgegenstände für andere Zwecke (z.B. für Eigenhandelsgeschäfte, Wertpapierleihegeschäfte) wiederverwendet werden.
   Bei M.M.Warburg & CO bestehen für Eigenhandels- und Wertpapierleihegeschäfte Regeln zur Verhinderung der Wiederverwendung in Verwahrung genommener Vermögensgegenstände unter anderem durch die konsequente Segregation von Eigen- und Kundenbeständen. Die Einhaltung der Regeln wird durch die fachverantwortliche Stelle und dem Single Officer regelmäßig überprüft.
   
   
3. Interessenkonflikte bei einer Auslagerung
   Bei der Auslagerung von Aufgaben an andere externe Dienstleister, z.B. Prime Broker, oder der Auslagerung von Backoffice-Funktionen, können ebenfalls Interessenkonflikte entstehen, wenn das Interesse am Ergebnis der erbrachten Dienstleistungen oder Tätigkeiten oder eines für die KVG oder dem Anleger getätigten Geschäfts sich nicht mit dem Interesse des Investmentvermögens an diesem Ergebnis deckt.
   M.M.Warburg & CO beachtet bei Auslagerungssachverhalten die gebotene Sachkenntnis, Sorgfalt und Gewissenhaftigkeit bei der Auswahl der Auslagerungsunternehmen. Außerdem werden vertragliche Vereinbarungen geschlossen, um Interessenkonflikte zu vermeiden, zu identifizieren und ggf. offenzulegen.
   
   
4. Ausnutzung compliance-relevanter Tatsachen
   Eine mögliche Ausnutzung compliance-relevanter Informationen, die aus der Verwahrung von Wertpapieren stammen, könnte für eigene Zwecke (Eigengeschäfte, Kundengeschäfte, Anlageberatung anderer Kunden) verwendet werden.
   Für alle Mitarbeitenden der Verwahrstelle besteht die Pflicht zur Wahrung des Bankgeheimnisses und die Mitarbeitenden werden regelmäßig und anlassbezogen zu den gesetzlichen Vorschriften des Insiderrechts informiert.
   
   
5. Interessenkonflikt Marktgerechtigkeitskontrolle
   Durch verschiedenartig konzipierte Kontrollen (u.a. durch Anwendung unterschiedlicher, aufsichtsrechtlicher Vorgaben in Abhängigkeit der Kontrahenten) trotz gleichartiger oder identischer Geschäfte, könnten Interessenkonflikte auftreten. Dies könnte sich beispielsweise durch die Anwendung unterschiedlicher Bandbreiten im Rahmen der Marktgerechtigkeitskontrolle bei gleichartigen Geschäften mit unterschiedlichen Kontrahenten ergeben.
   Die Kontrollprozesse sind organisatorisch so geregelt, dass entsprechende Interessenkonflikte ausgeschlossen werden. U.a. ist die Anwendung gleicher Bandbreiten bei gleichartigen Geschäften unabhängig vom Kontrahenten gewährleistet.
   
   

5.2    Im Verhältnis zwischen Unterverwahrer³ und Verwahrstelle

Als Unterverwahrer darf nicht bestellt werden, wer zugleich die Portfolioverwaltung oder das Risikomanagement des Investmentvermögens eingelagert hat.
Als Vorkehrungen bestehen bei M.M.Warburg & CO Prozesse zur Auswahl und Kontrolle des Unterverwahrers, um die gesetzlichen Vorgaben einzuhalten. Die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben wird durch eine unabhängige Stelle, wie z.B. dem Single Officer, überwacht.

5.3   Im Verhältnis Anleger des Investmentvermögens und Beschäftigte der Verwahrstelle (inkl. Mitglieder des Vorstandes und des Aufsichtsrats)

Mitarbeitende nutzen compliance-relevante Tatsachen aus dem Depotgeschäft für eigene Zwecke, insbesondere für Mitarbeitergeschäfte, bzw. es erfolgt eine Weitergabe dieser Informationen an Dritte durch Mitarbeitende.

Es bestehen Regelungen zu Mitarbeitergeschäften, insbesondere zum Verbot von vor und mitlaufenden Wertpapieraufträgen ("Front-/Parallelrunning"). Außerdem erfolgen regelmäßige und anlassbezogene Informationen an die Mitarbeitenden zu gesetzlichen Vorschriften des Insiderrechts. Mitarbeitergeschäfte werden laufend durch die Compliance-Stelle überwacht.

5.4   Interessenkonflikte auf Mitarbeiterebene, die Aufgaben sowohl in der Verwahrstelle als auch in der KVG wahrnehmen

Mitarbeitende, die sowohl Aufgaben in der Verwahrstelle als auch in der KVG wahrnehmen, könnten ihren Einfluss zu Gunsten der Verwahrstelle und zu Lasten der KVG geltend machen.
Alle Mitarbeitenden der Verwahrstelle sind angehalten, sämtliche Nebentätigkeiten anzuzeigen und ggf. genehmigen zu lassen. Hierzu führt der Bereich Compliance, als eine unabhängige Stelle, regelmäßig Kontrollen durch. Sofern in Organisationseinheiten Aufgaben für die Verwahrstelle und für die KVG wahrgenommen werden, sind organisatorische Vorkehrungen zu treffen, die als geeignet angesehen werden, möglichen Interessenkonflikten effektiv entgegenzuwirken. Beispielsweise muss sichergestellt werden, dass eine organisatorisch-personelle Trennung vorliegt und nicht eine Person beide Aufgaben wahrnimmt und auch keine Überkreuzvertretung vorliegt.
Die Wirksamkeit der organisatorischen Maßnahmen wird regelmäßig durch den Bereich Compliance als unabhängige Stelle geprüft. Bei gegebenenfalls festgestelltem Anpassungsbedarf wird auf dessen unmittelbare Umsetzung hingewirkt.

Die in diesem Gliederungspunkt aufgeführten potentiellen Interessenkonflikte und die entsprechend getroffenen Vorkehrungen sind nicht abschließend. Neue Interessenkonflikte werden regelmäßig seitens des Bereichs Compliance eruiert und in einer Interessenkonflikt-Matrix des Bereichs Compliance sowie den Grundsätzen ergänzt.

Für den Umgang mit Interessenkonflikten hat M.M.Warburg & CO wirksame Grundsätze festgelegt, die durch den Bereich Compliance spezifiziert werden. Der Bereich Compliance ist von den Handels-, Abwicklungs- und sonstigen Geschäftsabteilungen als eine bis auf Ebene des Vorstands unabhängige Stelle und kann seine Aufgaben somit neutral und weisungsfrei ausüben. Der Bereich Compliance hat u. a. die Aufgabe, Umstände, die Anlass zu einem Interessenkonflikt geben, die zu einem wesentlichen Nachteil eines Anlegers führen können, zu identifizieren und angemessene und wirksame Vorkehrungen zu treffen, um Konflikte im Anlegerinteresse zu behandeln.

Ebenfalls werden entsprechende Kontrollen durch den Bereich Compliance durch implementierte Kontrollprozesse („first-level-Kontrollen“) oder als nicht in die überwachten Tätigkeiten eingebunden Stelle („second-level-Kontrollen") in angemessener Weise durchgeführt.

Die Maßnahmen zur Bewältigung von Interessenkonflikten zielen darauf ab, angemessene Unabhängigkeit folgender Personen/Unternehmen zu gewährleisten:

• mit konfliktträchtigen Tätigkeiten betrauten Mitarbeitenden
• Personen der Leitungsebenen und Aufsichtsgremien
• direkt oder indirekt verbundene Personen und Unternehmen
• Personen bei Auslagerungsunternehmen und Dienstleistern (soweit relevant)

Dabei sind insbesondere folgende Vorkehrungen zu prüfen und umzusetzen:

• Maßnahmen zur Verhinderung bzw. Kontrolle des Informationsaustauschs (Informationsbarrieren, „Chinese Walls“)
• Verhinderung unsachgemäßer Einflussnahme
• gesonderte Überwachung der betreffenden Personen
• Verbote
• Regelmäßige Mitarbeiterschulungen
• Verzicht auf Erbringung der konfliktbehafteten Dienstleistung

Der Bereich Compliance dokumentiert in einer Interessenkonflikt-Matrix, bei welchen Arten von Tätigkeiten der Verwahrstelle oder in ihrem Auftrag ausgeführten Tätigkeiten ein Interessenkonflikt aufgetreten ist bzw. auftreten könnte, bei dem das Risiko, dass die Interessen eines oder mehrerer Investmentvermögen oder seiner Anleger Schaden nehmen, erheblich ist und aktualisieren diese Aufzeichnungen regelmäßig. Jährlich erfolgt durch den Bereich Compliance eine Evaluierung möglicher Interessenkonflikt für die Verwahrstelle.

Im Rahmen des jährlichen Auslagerungs-Controllings der Auslagerungsunternehmen durch die jeweiligen Auslagerungsbeauftragten erfolgt ebenfalls eine Kontrolle möglicher Interessenkonflikte.

Sollte in irgendeinem Fall ein Interessenkonflikt trotz der vorstehend beschriebenen Vorkehrungen unvermeidbar sein, hat eine unverzügliche Information an den Bereich Compliance zu erfolgen. M.M.Warburg & CO wird eine Lösung des Interessenkonflikts unter Offenlegung der notwendigen Details und Abwägung aller beteiligten Interessen anstreben. Hierbei haben die Interessen von Anlegern gegenüber denen von M.M.Warburg & CO oder der Unternehmensgruppe von M.M.Warburg & CO und Mitarbeitenden sowie Führungskräften von M.M.Warburg & CO grundsätzlich Vorrang.

Sofern ein Interessenkonflikt zwischen Anlegern besteht, werden die jeweiligen Belange der Anleger bestmöglich gegeneinander abgewogen. Sofern keine Verpflichtung zur Offenlegung besteht und dies zur Lösung des Interessenkonflikts förderlich erscheint und nicht Rechtsgründe, z.B. das Bankgeheimnis oder andere Gründe entgegenstehen, kann M.M.Warburg & CO den Interessenkonflikt den involvierten Anlegern offenlegen, um eine einvernehmliche Lösung zu erzielen.

Die Offenlegung stellt in der Maßnahmenkette den letzten Schritt dar und entbindet M.M.Warburg & CO nicht von ihrer Pflicht, sich zunächst aktiv um die Vermeidung von Interessenkonflikten zu bemühen.

Für die Schlichtung von Interessenkonflikten ist der Bereich Compliance zuständig.

Die Compliance-Stelle prüft und entscheidet nach Maßgabe der gesetzlichen Vorgaben. Sofern sich ein Konflikt nicht lösen lässt, ist der Fall an die Bereichsleitung Compliance weiterzugeben.

¹Rundschreiben 05/2020 (WA) zu den Aufgaben und Pflichten der Verwahrstelle nach Kapitel 1 Abschnitt 3 des Kapitalanlagegesetzbuches
² Beauftragter gemäß WpHG: § 81 Abs. 5. Das WpHG fordert von Wertpapierdienstleistungsunternehmen die Ernennung eines Beauftragten, der die Verantwortung dafür trägt, dass das Wertpapierdienstleistungsunternehmen seine Verpflichtungen in Bezug auf den Schutz von Finanzinstrumenten und Geldern von Kunden einhält.
³Die Verwahrstelle ist berechtigt, die Verwahrung von verwahrfähigen Finanzinstrumenten unter den Voraussetzungen der §§ 73 und 82 KAGB auf einen Unterverwahrer zu übertragen